Vestan tietosuojaläytännöt
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö Vesta ry, Vesta rf (Y-1036202-1)
Osoite Tuohimäentie 68 C, 00670 Helsinki
puh. 0505963679
Toimiston sähköposti: vesta@mbnet.fi
Yhteyshenkilön sähköposti: merit.lemminki@elisanet.fi
Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri
Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään VESTAn jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä VESTAn toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.
Lisäksi rekisterissä käsitellään VESTAn järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. VESTAn järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointiin.
Henkilötietojen käsittely perustuu
1) Vestan lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään VESTAn jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
Jäsenen nimi
Postiosoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
www-osoite
Puheenjohtaja
Toiminnanjohtaja
Sihteeri
Talouden/rahastonhoitaja
Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite
Lasten liikuntavastaava
Aikuisliikuntavastaava
Tiedotusvastaava
Koulutusvastaava
Osallistujilta kerättävät tiedot:
nimi
sähköpostiosoite
syntymäaika
ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua, perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä ja osallistujilta itseltään.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva: Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Hoika-järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salatut.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot: Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmannelle osapuolelle. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Jääpalloliiton urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (e) rekisteröimistä ja hallinnointia varten ja käsitellään Suomen Jääpalloliiton ylläpitämässä Hoika-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Jääpalloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä saa osoitteesta http://www.finbandy.fi/fi/2018/05/eun-tietosuoja-asetus/
Henkilötietojen säilytysaika: Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on VESTAn jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan jälkeen sopimuksen Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö Vesta ry, Vesta rf (Y-1036202-1)
Osoite Tuohimäentie 68 C, 00670 Helsinki
puh. 0505963679
Toimiston sähköposti: vesta@mbnet.fi
Yhteyshenkilön sähköposti: merit.lemminki@elisanet.fi
Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri
Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään VESTAn jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä VESTAn toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.
Lisäksi rekisterissä käsitellään VESTAn järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. VESTAn järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointiin.
Henkilötietojen käsittely perustuu
1) Vestan lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään VESTAn jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
Jäsenen nimi
Postiosoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
www-osoite
Puheenjohtaja
Toiminnanjohtaja
Sihteeri
Talouden/rahastonhoitaja
Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite
Lasten liikuntavastaava
Aikuisliikuntavastaava
Tiedotusvastaava
Koulutusvastaava
Osallistujilta kerättävät tiedot:
nimi
sähköpostiosoite
syntymäaika
ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua, perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä ja osallistujilta itseltään.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva: Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Hoika-järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salatut.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot: Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmannelle osapuolelle. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Jääpalloliiton urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (e) rekisteröimistä ja hallinnointia varten ja käsitellään Suomen Jääpalloliiton ylläpitämässä Hoika-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Jääpalloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä saa osoitteesta http://www.finbandy.fi/fi/2018/05/eun-tietosuoja-asetus/
Henkilötietojen säilytysaika: Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on VESTAn jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan jälkeen sopimuksen päättymisestä.
Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.
Rekisteröidyn oikeudet: Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi-tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa VESTAlle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat VESTAn ja SJPL:n käsittelemät henkilötiedot
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
– vaatia henkilötietojensa poistamista
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on VESTAn oikeutettu etu
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, VESTA käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. VESTA voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. VESTA voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle: Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Pakolliset tiedot: Yhdistyksen (Vesta ry, Vesta rf) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot).
Sopimussuhteissa olevat tahot: Suomen Jääpalloliitto ry
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu)
Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu)
Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).
Seuraus mikäli tietoja ei luovuta: Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista. Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.
Tietoja saadaan myös jäsenyhdistyksiltä ja ilmoittautumisjärjestelmästä
Tietojen luovuttaja on jäsenyhdistys, joka ilmoittaa omia luottamus- ja toimihenkilöiden tietoja.
Tiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä.
Tiedot kerätään osallistumisilmoittautumisissa annetuista tiedoista.
Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa.
Yhteydenotot: Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: vesta@mbnet.fi Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti yllä olevaan yhdistyksen osoitteeseen Vesta ry, Vesta rf.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen: Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 25.5.2018.
